En la industria logística, uno de los dolores de cabeza de casi todos los clientes y encargados de las finanzas o la cadena de suministro son los trámites para el cobro de reclamaciones de seguros de carga. Desde su perspectiva, es muy difícil y tardado integrar los expedientes, pues a veces parece que el proceso nunca termina y que la aseguradora solicita cada vez más documentos para evitar o posponer el pago. Como un siniestro no cubierto impacta de forma directa en los resultados financieros del asegurado, quiero compartirte 5 claves para acelerar este tipo de reclamaciones y, en caso de que sean procedentes, conseguir una resolución favorable:

Revisar la calidad de los proveedores de servicios de logística. A veces lo barato sale muy caro. De manera formal y por escrito, la entidad asegurada debe establecer los estándares de servicio (SOP) e informar a los proveedores las garantías que solicita la aseguradora para hacer válida una reclamación, como el uso de GPS en los vehículos de transporte o el empleo de autopistas de cuota.

Comparar la carga recibida y la señalada por el conocimiento de embarque (BL). “Confía, pero verifica” es un proverbio ruso que no debemos olvidar, pues es mejor tener la certeza que suponer o creer. El asegurado debe comprobar que coincida el número de cajas, barriles y demás objetos o mercancías, pues si hay discrepancias o daños, debe registrar la información en el conocimiento de embarque y documentar todo con fotos, videos y anotaciones que indiquen “sujeto a revisión”. El área de recibo del almacén debe verificar a detalle que el empaque sea el informado por el vendedor, ya que se han dado casos en los que los transportistas cambiaron los empaques o sellos para evitar responsabilidades.

Informar de manera inmediata cualquier incidencia a la compañía y al agente. El asegurado debe integrar el expediente con los documentos solicitados lo más rápido posible, ya que algunos registros son más difíciles de conseguir con el paso del tiempo, como las facturas, las actas y los reportes de daños. Así mismo, debe considerar las opciones para minimizar la pérdida y avisar de manera formal a los transportistas o posibles responsables, ya que son sus obligaciones.

Conocer el riesgo para el comprador, de acuerdo con las cláusulas CIF y CIP. Se recomienda solicitar siempre una copia del certificado de seguro al vendedor de la mercancía y pedir su revisión por algún especialista en pólizas. En los incoterms CIF y CIP, el riesgo durante el transporte marítimo queda a cargo del comprador, lo que significa que la pérdida económica será para él si el seguro no paga el daño o faltante. Recuerda que el punto de transferencia de riesgo no siempre coincide con el punto de transmisión de la propiedad.Una opción es comprar los bienes en términos FOB o CFR y adquirir el seguro en el destino.

Solicitar siempre la asesoría de un agente profesional que tenga experiencia en este tipo de seguros. Un buen asesor conoce muy bien el mercado, las aseguradoras y los trámites, por lo que su experiencia facilita la rápida resolución de la reclamación.

En la mayoría de los casos, a las aseguradoras les interesa pagar los siniestros procedentes; sin embargo, ellas requieren descartar fraudes y cumplir tanto con las políticas internas como con las regulaciones para la prevención del lavado de dinero, que les imponen las autoridades.

Una recomendación extra para reclamaciones grandes o especiales es utilizar listas de verificación o comprobación y, si es posible, realizar juntas periódicas con las partes interesadas (asegurado, personal de logística y finanzas, agente y ajustador) para revisar los avances en la integración del expediente.

Al aplicar las cinco claves se reduce el tiempo de agonía. He visto varios clientes con una enorme pila de documentos en su escritorio, correspondientes a reclamaciones muy viejas que los frustran y les roban la tranquilidad. El desgaste emocional no es necesario. Es mejor enfocarse de manera rápida y eficaz en la integración del expediente de la reclamación, para acelerar el proceso y aumentar las probabilidades de recibir el pago.